使用 Airtable 云端表格定期检查个人财务状况

2380 字 · 1345 阅读 · 2019 年 11 月 16 日

我不太喜欢记账,这对于我个人来说是一件极其痛苦的事情,而痛苦的根源主要是小额消费。日常生活中,小额消费的频次最高,比如去便利店买瓶饮料,吃个工作午餐等。如果要将这些消费都记录下来,对我而言是非常困难的。困难的原因在于,我个人不太愿意去留意这种事情。就算放到固定时间整理,将现金、信用卡、移动支付的消费汇总在一起也非常耗时耗力。

我尝试了大量的记账应用,希望它们对我有所帮助,但最终都不了了之。记账应用的逻辑都是将每一笔消费都记录下来并进行归类,最终生成报表等来指导消费。但真的是太难坚持了。我打算转变记账方法,寻找一个更加简单的个人财务状况检查流程。

为了解决面临的痛点,首先是缩减记账频率,例如将每笔消费都记下来改成一周一记。此外,去掉记账细节,不再增添日常消费和记忆负担。得益于我个人的消费习惯和消费意识还不错,日常并不太会随意花钱和冲动消费。所以,我实际上不太需要关注某笔钱花到了哪里,因为花钱都有比较充分的理由。对于我个人而言,我希望关注的点只有两个:

  • 第一,我账户有多少净值。
  • 第二,我本周花了多少钱。

关注净值是让自己清楚还有多少钱,能干多少事,有一个长远的规划。而关注本周花了多少钱的原因在于,以周为周期相对短暂,能够回忆起本周大部分钱花到了什么地方,然后及时调整指导下周的消费。这样能够不断提醒自己是不是本周严重超支了,不至于月末月光。

表格记账系统

分析完自己的痛点和需求之后,我希望找到一款合适的记账应用,但大多都显得太过复杂。于是,我将注意力转移到表格工具。当然,只要支持数学运算的表格工具都可以做到,我最终选择了最熟悉的 Airtable 云端表格。选择 Airtable 的原因在于其比较方便,随时都可以打开,不需要考虑备份,能够支持自动化。

接下来,我就详细说明一下我建立的记账表格结构。这里只需要 2 张表,取名为:净值表和收入表。净值表如下所示:

净值表中主要包含 3 大块区域。首先是日期,使用 Airtable 提供的日期属性定义。你可以按照自己的习惯将记账周期调整为 1 周,2 周或 1 个月。

然后,你需要为你的常用账户单独新建列,例如上方示例数据中建立的信用卡、储蓄卡、理财卡、花呗。实际使用中,我建议是每张卡和账户都单独新建列。同时,你需要将列属性修改为货币。

最后的一些列是统计列。根据我不断摸索,最终固定为 5 列,分别是:本周净值、上周净值、上周收入、上周消费和净值变动。其中:

  • 本周净值:使用求和运算针对全部账户余额求和。
  • 净值变动:由本周净值减去上周净值运算得出。
  • 上周收入:关联到收入表中的周收入列。
  • 上周消费:由本周净值减去上周净值,再减去上周收入得出。

下面,我们再说一下收入表,收入表会比净值表简单一些。同样需要新建日期列,这样保证同一日期下记录的收入和消费能够对齐。

接下来,你可以按照自己的收入情况新建不同来源的收入列,例如我建立了投资收入、薪资收入,以及其他收入。收入表的统计列只有 2 个,分别是:

  • 本周净值:该列会关联至净值表的本周净值列。
  • 上周收入:该列由全部收入求和得出。

至此,两张表就建立完毕。特别说明的是,关于本周和上周的称呼,你可以根据自己的习惯和选择的时间参考点决定,不至于搞混。例如,我会在每周一早上通勤过程中记账,所以该时间点之前发生的都被称为「上周」。

记账的方法非常简单。首先在净值表中新建数据行,选择日期并依次填入各账户当前余额,其中储蓄卡是正余额,信用卡是负余额。如果你使用 云闪付 的话,那么可以一键查询名下所以借记卡的余额,也能够查询绑定信用卡的已消费额度,非常方便。然后在收入表中新建同一日期的数据行,依次填入上周的各类收入。其余列会自动计算得出,无需填写。

每次记账完成之后,我们只需要关注净值表中的几个统计列即可。其中:

  • 本周净值:表示截止当前时间点,你的个人财务净值。净值表示你还完全部负债(例如:信用卡)的钱,是你真正的财务状况。
  • 上周收入:表示上周你的实际收入情况。
  • 上周消费:表示上周你真正花掉的钱,永远为负。
  • 净值变动:表示上周的净值变化,如果你当周的收入超过消费,那么净值可能会增加。

我相信,这四个指标,已经足以概括你的个人财务状况。Airtable 每一个数据列下方还提供了额外的统计功能,例如你可以查看平均每周的消费数据,或者实时显示出总的消费情况。

你可以直接克隆上文提到的 Airtable 模板,需要根据实际情况修改账户列后即可使用。

更便捷的技巧

前面说过,使用表格记账时不一定需要 Airtable,你可以选择自己最熟悉的表格工具,甚至本地表格。不过,得益于 Airtable 的云端属性,使用时更加便捷一些。

以我个人的习惯举例,我会针对 Airtable 表格新建一个表单视图。表单的链接是固定的,且无需登录,这样我只需要保存为书签,就可以很方便地使用通勤等零散时间完成数据记录。

此外,利用 Airtable 提供的 RESTful API,可以制作一个捷径来方便查看财务状况。捷径的制作方法非常简单,参考 Airtable 文档,获取表格数据后解析 JSON 数据即可。

这样,你就可以随时在通知中心查看自己最近的财务情况了。由于 iOS 13 捷径提供了自动化功能,所以为了避免自己忘记每周记账,可以设置该捷径为定时运行以提醒自己。你可以直接下载我制作的 捷径模板,需要根据实际情况修改字段名和填入自己的 Airtable 链接。

小结

目前,我已经使用表格记账半年了,总体来讲是令我满意的。使用该流程的优势非常明显,只需要每周统计一次各账户余额即可,平均花费 5 分钟左右,非常简单。但这种方式并不算是严格意义上的记账,仅能够用于定期来检查自己的财务状况,其无法反映出不同类别的消费情况。

不过对我来讲,细致入微的记账方法实在太消耗精力。就算我统计不同类别的消费,可能也不会因此而改变消费习惯。举例来讲,如果我在数码产品消费超支,我后续依然还会超支,并不会因为记账而停止种草。唯一能够改变自己财务状况的方式是提高自己的自制力和理性消费意识。

所以,简单的表格记账法能以最轻松的方式,达到定期检查个人财务状况的目的。让自己明白特定周期内花了多少钱,还有多少钱,尽量避免因冲动消费后的吃土时光。